A vállalatok digitalizálódásával egyre égetőbb problémává válik a megfelelő dokumentum kezelő rendszer felépítése. Az igény vagy a kényszer hozta távoli munkavégzés ráébresztette a cégeket arra, hogy nem elég csupán a felszínen átállni az „új világrendre”, komplexen kell tekinteni az iratok, papír alapú és elektronikus dokumentumok sorsára és biztosítani akár a távoli hozzáférést is.
A digitalizációs trend velejárója a hozzáférhetőség növekedése. Egyszerűen fogalmazva, ha minden dokumentum digitálisan születik, illetve a papír alapúakat is digitalizálják, és egy rendszerbe összesítik, akkor megvalósul a digitális iratkezelés, vagyis a dokumentumokhoz és így az adatokhoz bárki hozzáférhet, amennyiben rendelkezik a megfelelő jogosultságokkal, bármikor és a világ bármely pontjáról.
A távoli hozzáférés a DMS és az ECM szoftverek segítségével tud beépülni a mindennapi munkába. A következőkben azt nézzük meg, hogy mit kell tudni erről a két szoftvertípusról!
DMS: Dokumentum kezelő rendszer
A DMS, vagyis dokumentum kezelő rendszereknek (Document Management System) köszönhetően a digitális iratkezelés egyszerű: az elektronikus dokumentumok könnyedén tárolhatók és visszakereshetők. Milyen dokumentumokra kell itt gondolni? Lényegében bármire, ami a cég életében fontos szerepet tölt be: szerződésekre, számlákra, jegyzőkönyvekre, engedélyekre, megrendelőkre, leltári papírokra és még folytathatnánk a sort.
A korai DMS rendszerek az elektronikus és digitalizált dokumentumokat egy erre a célra kijelölt vállalati szerveren tárolták. Ma már azonban a felhő alapú megoldások sokkal előnyösebbek. Előbbihez képest a felhős sokkal rugalmasabb, ha kisebb vagy nagyobb méretű tárhelyre van szükség, akkor a skálázhatóság néhány kattintással megoldható, ebből adódóan meglehetősen költséghatékony tud lenni, főleg akkor, ha okosan bánnak a tárhelykapacitással.
A felhő alapú DMS rendszer további előnye, hogy könnyedén megoldja a hozzáférhetőség kérdését, jóllehet a biztonsági előírások figyelmen kívül hagyása teret engedhet a különféle visszaéléseknek is.
ECM: Tartalom kezelő rendszer
Az ECM, vagyis tartalom kezelő szoftverek (Enterprise Content Management) a DMS rendszereknél sokkal kiterjedtebb funkciókkal szolgálják ki a cégeket. Míg a digitális dokumentumkezelők, ahogy nevük is utal rá, a dokumentumok rendszerezésére specializálódtak, addig a tartalom kezelők a nem szöveges, hanem képi, videós és egyéb anyagokat is képesek hatékonyan kezelni.
Mivel ma már a klasszikus szöveges formátum csupán egy a cégek által használt széles tárházból, ezért nem meglepő, hogy az ECM szoftverek térnyerése figyelhető meg. Jóllehet minden az adott cég profiljától, működési modelljétől függ, mégis, általánosságban azt lehet mondani, hogy a kiterjedtebb tartalom kezelők népszerűsége növekszik.
A dokumentumok és tartalmak kezelése egy cég életében nem kis feladat. Bár egyszerűnek tűnik, a nagy mennyiségek miatt még egy kis cégnél is igazi kihívás, nem még egy multinacionális nagyvállalatnál. Az átgondolt és funkcionálisan felépített rendszerek célja a hatékonyság növelése, illetve rugalmas munkavégzés alapjainak megteremtése, mely egyre csak terjedő trend szerte a világban.
Ha szeretnél lépést tartani és XXI. századi hátteret teremteni a cégednek, akkor keresd a DG Digital csapatát!
