A dokumentumkezelés hagyományos formája fölött eljárt az idő. Ahogy változott a világ, változtak a munkafolyamatok és az is, hogy a munka eredményeképpen milyen produktum születik, azt, hogy lehet megőrizni, tárolni. A papír alapú működés órái meg vannak számlálva, az új kor pedig a digitalizációt tűzi zászlajára. De mi a baj a megszokott módszerekkel?
Nem hatékony a tárolás
A papír alapú dokumentumok kis mennyiségben ártalmatlanok, nagy mennyiségben azonban elhatalmasodnak és felfalják az irodát. A dolgozók egyszer csak azt veszik észre, hogy a papírkupacok megnövekednek, a raktár már nem elegendő számukra és mindent beborítanak. Ennek a következménye, hogy lehetetlenség megtalálni azokat az iratokat, amikre éppen szükség van.
Ez a káoszos helyzet fantazmagóriának tűnhet, főleg egy induló vállalkozás számára. Ha azonban a biznisz beindul és dübörögnek a hétköznapok, akkor gyorsan gyűlnek majd a fontosabbnál fontosabb dokumentumok is, ezzel arányosan pedig a tárolási költségek is. A digitlaizálás segítségével elejét lehet venni annak, hogy bekövetkezzen a dokumentumhalmok hatalomátvétele.
A papíralapú dokumentumkezelés biztonsági szempontból aggályos
Manapság már az adatokat igen komoly törvények védik. Nem lehet csak úgy szerteszét hagyni a dokumentumokat az asztalon, ez ugyanis adatvédelmi szempontból igencsak aggályos. Alapvetően elmondható, hogy a papír alapú iratokhoz sokkal könnyebb hozzáférni, könnyebben el lehet veszíteni őket, a fénymásolóban felejteni, véletlenül kidobni, és még folytathatnánk a sort.
Amennyiben a dokumentumok elektronikus formában vannak, a megfelelő biztonság könnyen elérhető: elégendő korlátozni a hozzáférést, hogy csak az arra jogosult személyek érhessék el a fontos iratokat.
Nem illeszkedik a modern munkamenethez
A modern munkakörnyezet alapvetően digitális. Gondoljunk csak bele: adott egy szerződés, aminek végleges kialakításához az érintett felek úgy járulnak hozzá, hogy építő jellegű javaslatokat tesznek. Amennyiben az papír alapon működik, akkor több dokumentumot kell majd a folyamat végén összefésülni, ami magában rejti a hiba lehetőségét. Nem úgy, ha a dokumentum elektronikus, akkor ugyanis egyetlen dokumentumon belül tudja minden fél megjegyzésként megjeleníteni észrevételeit.
A papír alapú dokumentumok tehát nagyon sok esetben már elavultak a munkafolyamatokban, a digitális iratokat sokkal könnyebb kezelni, rugalmasabban lehet módosítani, továbbítani.
Időtállóság nem megfelelő
A papír az idő előre haladtával veszít minőségéből. Az anyaga elgyengül, a tinta elhalványul, a folyamat végpontjaként pedig az írás teljesen olvashatatlanná válik. Ezt a megfelelő tárolási körülményekkel (hőmérséklettel, páratartalommal) el lehet kerülni, legalábbis az állagromlást le lehet lassítani. A legelőnyösebb megoldás azonban az iratok digitalizálása, ebben a formában ugyanis sokáig rendelkezésre állhatnak.
A hagyományos dokumentumkezelés ma már idejétmúlt megoldás. A jövő a digitalizációban rejlik, ami a mesterséges intelligenciával párosítva az adattárolás, az információkinyerés legprofibb formáját kelti életre. A DG Digital ebben nyújt segítséget! Kattints, és nézd meg, hogyan!
http://www.dgdigital.hu/
