Egy nemzetközi szoftverfejlesztő cég magyarországi leányvállalatánál valósítottunk meg olyan digitalizálási projektet, amely nemcsak a papíralapú irattár teljes körű feldolgozását tette lehetővé, hanem jogilag is hiteles elektronikus másolatokat eredményezett.
Esettanulmányunk bemutatja, hogyan alakítottuk át a fizikai dokumentumokat strukturált, kereshető állománnyá, és miként teremtettünk kézzelfogható üzleti értéket a Megrendelő számára.
Célunk az volt, hogy a papíralapú iratarchívumot gyorsan kereshető, strukturált elektronikus állománnyá alakítsuk – úgy, hogy az üzletileg azonnali előnyt, jogilag pedig teljes biztonságot nyújtson. A kiválasztott dokumentumokra hiteles elektronikus másolatkészítést alkalmaztunk, amely lehetővé tette az eredeti iratok jogszerű megsemmisítését és az irattári költségek csökkentését.
Mi volt a kihívás?
- Több ezer oldalnyi, kizárólag papíron létező üzleti és HR-dokumentum
- Széttagolt irattári struktúra, lassú visszakeresés
- Növekvő tárolási költségek és korlátozott hozzáférhetőség
- Bizalmas adatok – kiemelt adatbiztonsági elvárások
A cél: üzleti értéket teremtő digitalizálás
Nem „szkennelni” akartunk, hanem működést fejleszteni:
- Teljes irattár digitalizálása egységes PDF formátumban
- Strukturált metaadatok létrehozása a gyors visszakereséshez
- Teljes szövegű OCR alkalmazása az állományon belüli tartalomkeresés lehetőségének megteremtéséhez
- A Megrendelővel egyeztetett iratok hiteles elektronikus másolatként történő előállítása
- A papíralapú dokumentumok jogszerű selejtezésének lehetővé tétele
Hogyan valósítottuk meg?
Biztonságos, ipari szintű folyamatot építettünk fel:
- Zárt feldolgozási környezet, naplózott hozzáférések
- Professzionális szkennelés (300 dpi), automatikus képjavítással
- Mesterséges intelligencia és OCR a dokumentumok osztályozásához és adatkinyeréséhez
- Két rétegű, kereshető PDF-ek előállítása (kép + szöveg)
Hiteles elektronikus másolat – jogi megfelelőség, üzleti szabadság
A Megrendelővel egyeztetett dokumentumokat tételesen összevetettük az eredetivel, majd minősített tanúsítvánnyal és időbélyeggel láttuk el.
Eredmény: joghatás kiváltására alkalmas, ETSI PAdES LTV szabványú dokumentumok, amelyek:
- lehetővé teszik az eredeti papíralapú példányok megsemmisítését,
- megfelelnek a vonatkozó jogszabályi előírásoknak,
- hosszú távon is bizonyítható hitelességet garantálnak.
Kézzelfogható üzleti eredmények
- Digitális dokumentumállomány a teljes irattárról, egységes formátumban
- Metaadatokkal strukturált átadás, amely a Megrendelő rendszerébe betöltve gyors visszakeresést tesz lehetővé
- OCR-rel ellátott PDF-ek, amelyek dokumentumszinten tartalom alapján is kereshetők
- Jelentősen csökkenő tárolási és adminisztrációs költségek a papíralapú iratok kiváltásával
- Nagyobb adatbiztonság a zárt feldolgozás és a hiteles másolatok révén
Miért ez a megoldás működik?
Mert nem csupán technológiát szállítunk, hanem üzleti problémát oldunk meg – az Ön működési környezetéhez igazítva:
- Strukturált adatok és egységes formátumú állományok
- Jogilag hiteles elektronikus dokumentumok a kiválasztott iratokra
- A Megrendelő igényei szerint átadott állomány, amely saját rendszerekbe integrálható
Készen áll a következő lépésre?
Ha szeretné papíralapú iratait valódi üzleti értékké alakítani – kereshető, hiteles és költséghatékony módon –, vegye fel velünk a kapcsolatot, és megmutatjuk, hogyan valósítható meg az Ön szervezetében is.
Vegye fel velünk a kapcsolatot most!
