Kik vagyunk és mit csinálunk?
Cégünk papíralapú dokumentumok digitalizálásával foglalkozik, melynek célja, hogy az ezeken szerepelő adatok egy praktikus, helytakarékos és felhasználóbarát elektronikus dokumentumkezelő rendszerben legyenek elérhetőek a továbbiakban.
Már az elején fontos leszögeznünk, hogy ez egy összetett, több lépésből (és nem egyszer kisebb-nagyobb, ám általunk már jól ismert buktatókból álló) folyamat, amely a végeredmény szempontjából össze sem hasonlítható az iratok puszta beszkennelésével.
Az iratok elektronikussá tétele ugyanis önmagában csak a papír állományok átkonvertálását foglalja magában. Ennek nyomán az állomány rendszerezettsége, kereshetősége, feldolgozásának hatékonysága semmilyen mértékben nem javul.
Ezen a ponton kerül igazán a fókuszba évtizedes tapasztalatunk, alkalmazott szoftvereink kiváló minősége és munkatársaink páratlan szaktudása. Ahhoz, hogy az átállás új minőséget vigyen a munkafolyamatokba, ki kell alakítani az elektronikus állományon belüli dokumentumok struktúráját, megfelelő fájlnév képzést kell alkalmazni, az iratok keresését megkönnyítő index adatokat meghatározni és legyűjteni.
Dokumentum digitalizálás: hogyan csináljuk?
Lássuk, hogy néz ki és milyen lépésekből áll a professzionális digitális átállás a gyakorlatban:
- Igényfelmérés és szkennelés
A feldolgozásra váró dokumentumok méretének és mennyiségének megfelelően felmérjük megrendelőnk egyedi igényeit, és biztosítjuk a gördülékeny átállás feltételeit. Ezt követően következik a szkennelés, amelyet minden esetben az ügyfelünk által dedikált munkatársak végeznek a megrendelés helyszínén.
- Az adat nem vész el, csak átalakul: adatlegyűjtés
A következő lépés a dokumentumadatok (például a tervajzszám, dokumentum neve, azonosítója, iktatásai száma) „legyűjtése” az alábbi módszerek alkalmazásával:
Automatikusan
Amennyiben az adatok egésze vagy egy része előzetesen már legyűjtésre került, egy teljes mértékben automatizált folyamat során be is töltjük az újonnan kialakított rendszer adatbázisába.
Optikai karakterfelismerés segítségével
Egyfajta köztes megoldásként szolgál, amikor az Optikai/Intelligens karakterfelismerés (OCR/ICR) segítségével a rendszer felismeri és hozzárendeli az iraton/nyomtatványon talált előre definiált adatokat a digitalizált dokumentumhoz.
Manuálisan
Amennyiben semmilyen automatikus legyűjtést támogató eljárás nem alkalmazható, az adatokat egyenként szükséges rögzíteni a rendszerben.
Végeredmény: minden adat egy kattintásnyira!
Az adatok ellenőrzését és jóváhagyását követően a digitalizált dokumentumfájlok egésze megtalálható lesz az általunk biztosított vadonatúj, modern és felhasználóbarát elektronikus dokumentumkezelő rendszerben. Innentől kezdve azokból bármilyen szükséges adat könnyen, gyorsan és szabadon kinyerhető és felhasználható! A későbbiekben keletkező dokumentumok természetesen már ebbe a jól struktúrált adatbázisba kerülnek, egységessé és könnyen kezelhető téve azokat a megfelelő jogosultsággal rendelkező munkatársak számára.
Digitalizáló rendszer implementálása, a folyamatosan keletkező iratok és elektronikus dokumentumok feldolgozására
Az iratok visszamenőleges archiválását követően, a folyamatos feldolgozást biztosító rendszer kialakítása szükséges, a dokumentumkezelő rendszer naprakész és konzisztens működése érdekében.
Minden, a későbbiekben keletkezett dokumentumok rendszerbe integrálása egy informatikailag szabályozott és támogatott folyamatban történik, melyet az aktuális vállalat erre dedikált munkatársai végeznek. Betanításukat és oktatásukat természetesen mi vállaljuk.
