A digitális dokumentumkezelés és a HR

A papírmunka, a sokszor évtizedek alatt keletkező és halmozódó dokumentumok tárolása, visszakereshetősége egyre több nehézséget jelent, miközben az adminisztrációs folyamatoknak újabb és újabb kihívásoknak kell megfelelnie. A digitalizáció nyújtotta előnyök révén a személyügyi adatok feldolgozása egyszerűbbé és jóval gyorsabbá válik gyakorlatilag bármilyen szervezeti rendszeren belül.

Sokoldalú segítség személyügyekben

Megfelel az előírások kihívásainak
A munkaerőpiac folyamatos mozgásban van, és úgy tűnik, jelentős átalakuláson megy keresztül. Ennek számos oka van, amelyekre most idő és relevancia hiányában nem térnénk ki. Bizonyos ágazatokban továbbra is nagy számú fluktuáció tapasztalható, míg más területek hatalmas növekedésnek indultak, vagy épp soha nem látott bevételcsökkenést tapasztalnak.

A dolgozói létszám emelkedése, apadása vagy a fluktuáció következtében bekövetkező be -és kilépő dokumentációkészítés eleve sok időt és energiát követel a HR részlegtől. Az így keletkező irattömeg kezelése mellett pedig további kihívást jelent az új adatkezelési előírásoknak, jogszabályi kötelezettségeknek való megfelelés.

A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény szerint a foglalkoztató köteles a biztosítási jogviszonnyal kapcsolatos dokumentumokat munkavállalójára vagy egykori munkavállalójára vonatkozóan nyugdíjkorhatárának betöltését követő 5 évig megőrizni. Így például egy 1985-ben született dolgozóra vonatkozóan a foglalkoztató 2055-ig köteles tárolni az adatokat− feltéve, hogy a dolgozó 65 éves korában vonul nyugdíjbaA fentiek összessége jelentős terhet ró az irattárolásra, a kapacitások kiépítésére, az iratok kezelése hely -és időigényes folyamattá válik.

A GDPR sem fog ki rajta
Az európai uniós jogszabály további adatkezelési kötelezettséget ró a vállalatokra, hiszen az előírt megtartási időn túl azokat mindenképp meg kell semmisíteni. A digitális dokumentumkezelő rendszer óriási előnye, hogy az adatok pillanatok alatt, gyakorlatilag egy íróasztal mögött ülve törölhetőek. Ráadásul a rendszer értesítést küld, ha lejár egy bizonyos adatállomány megtartási ideje. E kényelmi szolgáltatások révén a felhasználónak nem szükséges erre külön adatbázist létrehoznia vagy kiemelt figyelmet fordítania.

Easy workflow: felhasználóbarát adatkezelési megoldások

• A felvételi, munkavállalói adatok, hivatalos iratok, igazolványok akár néhány másodperc alatt visszakereshetők.
• A munkakörülményekben bekövetkezett változások gyorsan nyomon követhetőek a baleseti jegyzőkönyvtől kezdve az adójóváírással kapcsolatos adatokig.
• A munkavállaló javadalmazásával, illetve juttatásával kapcsolatos információ néhány mozdulattal kinyerhető.

Digitális dokumentumkezelés: nem lesz meg nélküle!

Az általunk kialakított felhőalapú vagy saját szerveren tárolt adatbázis rendszerek naprakész információt biztosítanak a felhasználók számára, melynek köszönhetően a cég versenyképessége és hatékonysága ugrásszerűen megnő: az adatok könnyen módosíthatók, visszakereshetők és csoportosíthatók, aktualizálhatók.

A létrehozott adatbázisban kulcsszavakra, fájlnévre, munkavállaló nevére, születési dátumára vagy bármilyen egyéb adatra keresve tulajdonképpen egy gigantikus adatbázis teljes tartalma leszűrhető keresési preferenciáinknak megfelelően mindössze néhány másodperc alatt. Így nem csupán a HR munkatársakat kíméljük meg az aktatologatástól, de a munkavállalók rólunk alkotott képét is kedvezően formálhatjuk.

Olyan gondoskodó munkahely benyomását keltjük, ahol akár néhány perc leforgása alatt, emailben a dolgozó rendelkezésére bocsáthatjuk az általa igényelt dokumentumot. Ez pedig a kölcsönösség jóleső érzését kelti a munkavállalóban: a munkáltató gyors és hatékony munkavégzést vár el, ugyanakkor éppilyen gyors és hatékony ügyintézést tanúsít abban az esetben is, ha a munkavállalónak van szüksége valamely dokumentumra, akár magáncélra is.

Ez a minden fél számára kölcsönösen előnyös felállás olyasfajta win-win helyzetet eredményez, amely a lehető legjobb konstrukció mind a HR részleg, mind a cég vezetése, mind dolgozói számára.