RészletekMiért szükséges a digitalizálórendszer?
Az iratok elektronikussá tétele önmagában csak annyit jelent, hogy a papírállományokat digitálisra konvertálják. Ettől az eljárástól azonban az állomány rendezettsége, kereshetősége, használata önmagában még nem javul. Ennek érdekében ki kell alakítani az elektronikus állományon belüli dokumentumok struktúráját, megfelelő fájlnévképzést választani és alkalmazni, az iratok keresését megkönnyítő indexadatokat meghatározni és legyűjteni, a digitalizált példány elektronikus hitelesítését elvégezni az eredeti papírdokumentummal való egyezőség igazolására stb. Ezek a feladatok digitalizálórendszer nélkül nem végezhetők el.
Milyen megoldást kínálunk?
Szolgáltatásunk keretében cége használatába adjuk digitalizálórendszerünket, amely tartalmazza a feldolgozási technológiákat, eljárásokat, valamint a folyamatot vezérlő, kezelő alkalmazást. Elvégezzük a szükséges beállításokat és...
paraméterezéseket, betanítjuk a rendszerrel dolgozó felhasználókat, de a feldolgozást magát vállalkozása saját munkaerő-kapacitásával végzi, így a digitalizálást az önök által meghatározott ütemezésben és időtartamban tudják elvégezni. A digitalizáláshoz szükséges eszközökről is gondoskodunk, illetve megvizsgáljuk a rendelkezésre álló szkennelési eszközeik integrálását szolgáltatási rendszerünkbe. Igény esetén javaslatot teszünk dokumentációs folyamataik optimalizálására.
A feldolgozási eljárások tartalmazzák az adott dokumentumtípusra (például szerződések, számlák, műszaki tervek és dokumentumok, HR-iratok stb.) jellemző adatok rögzítésének, legyűjtésének kialakítását is.
Amennyiben már megrendelőnk birtokában vannak a dokumentumról rögzített adatok (például ERP- vagy egyéb nyilvántartási rendszerben), azokat feltöltjük a feldolgozás adatbázisába, és a dokumentumfájlokhoz előzetesen hozzárendeljük. Ez nagymértékben gyorsítja a dokumentumra jellemző adatok legyűjtését, mivel az információk manuális rögzítése helyett csak az adatok helyességét, egyezőségét kell ellenőrizni. Fontos tehát, hogy az általunk kínált szolgáltatás nem csupán egy „dobozos termék” megvásárlását, hanem interaktív kapcsolatot is jelent ügyfelünkkel, hogy kialakíthassuk a számára optimális megoldást.
Elektronikus
hitelesítés is lehetséges?
Igény esetén a digitalizált példányok elektronikus hitelesítését is teljesítjük. A szoftveralapú elektronikus hitelesítés dokumentumdigitalizálási folyamatba integrálása biztosítja, hogy az elkészített elektronikus... PDF-példány az eredeti papíralapú irattal azonos joghatású legyen. Ezáltal a jogszabályi előírásoknak megfelelően elvégezheti papíriratainak selejtezését, amivel megtakaríthatja a tárolás hely- és ráfordításigényét. (Az aláírás elkészítéséhez a bélyegzőtanúsítvány beszerzése, valamint az időbélyegzési szolgáltatás előfizetése az ügyfél feladata.)
Hogyan férhet hozzá dokumentumaihoz?
A feldolgozás eredményeként előállt elektronikus dokumentumok keresését, lekérdezését, kezelését a jogosult felhasználók a szolgáltatási időszakban könnyen, online módon tudják elvégezni. Megrendelőnk a feldolgozott állományokat a szerződés időtartama alatt az általunk biztosított szoftver alkalmazásával tudja elérni, használni, de igény esetén, amennyiben már rendelkezik dokumentumkezelő rendszerrel, az állományok exportját PDF fájlokban, valamint csv/xml fájlokban, egyeztetett időközönként átadjuk a saját rendszerébe történő betöltésre.
Mennyibe kerül a szolgáltatás?
A rendszer használatáért havi szolgáltatási díj fizetendő, amelynek összege a feldolgozandó dokumentumtípusok számától, a digitalizálási mennyiségtől és az ehhez igénybe vett eszközöktől függ.
A szolgáltatás havi alapdíja tartalmazza egy dokumentumtípus (például szerződések, számlák, műszaki tervek és dokumentumok, HR-iratok stb.) megrendelői igények szerinti feldolgozásának kialakítását, a digitalizálórendszer használatát, valamint az elektronikus dokumentumkezelést az általunk biztosított rendszer vagy a megrendelő dokumentumkezelő rendszerének alkalmazásával.
A szolgáltatási díj ellenében megrendelőinknek támogatást is nyújtunk, amellyel munkaidőben telefonon, valamint e-mail-bejelentés útján élhetnek.
A szolgáltatás igénybevételének minimális időtartama 6 hónap. A havi díj pontos összegét a megrendelő igényeinek felmérése alapján határozzuk meg.
Fontos, hogy több dokumentumtípus digitalizálása esetén a díj növekedése kisebb mértékű, tekintettel arra, hogy ez a kialakított rendszeren elvégezhető, így csak az újabb dokumentumtípushoz szükséges paraméterezések, beállítások jelennek meg a szolgáltatási díjban.
