Számlák, szerződések, pénztári bizonylatok, teljesítési igazolások, önéletrajzok, jegyzőkönyvek – és még sorolhatnánk. Minden cég, vállalkozás életében számos irat halmozódik fel. Ezek jelentős részét a megváltozott jogszabályi előírások értelmében bizalmasan kell kezelni, akár évtizedeken át meg kell őrizni, vagy épp adott idő elteltével kötelezően meg kell semmisíteni.
Az iratkezelés idő- és helyigényes folyamat, amely ráadásul szakértelmet igényel. Irányítását ezért többnyire olyan szakemberek végzik, akik általános vállalatgazdasági, államigazgatási ismeretekkel, valamint irattári, levéltári szakismeretekkel és komoly szakmai tapasztalattal rendelkeznek.
Az egyedi igények és a jogszabályi követelmények szerint kialakított digitális iratkezelés által a dokumentumok életútjának egyes állomásai teljes egészében automatizálhatók, az emberi erőforrást igénylő feladatok pedig egyszerűsödnek, gyorsabbá és könnyebbé válnak.
Akárhol, akárhogy tárolni nem lehet
Sokan emlékszünk még a régi idők gyakorlatára, amikor ügyfélként vagy munkatársként egy irodába belépve akták és félig nyitott, iratokkal tömött fiókok sokasága fogadott minket. Az effajta „nyitott” iratkezelés már a múlté. Napjainkban óriási mulasztásnak számít, ha illetéktelenül lelepleződik előttünk egy név, egy személyi igazolvány fotó, születési dátum vagy egyéb bizalmas adat. Ilyen dokumentum nem heverhet szabadon, és csak zárt rendszerben, jogosultsági szintekkel ellátott felhasználói körben hozzáférhető és feldolgozható.
Megvan, de hol?
A rendszerezés nélkül tárolt dokumentumok mennyisége egyes kimutatások szerint minden egyes évben a duplájára nő. Megdöbbentő számadat, nem igaz? Ez abból adódik, hogy bár egyre több helyen szkennelik és mentik elektronikus formátumban az a dokumentumokat, az azokon fellelhető adatok nem indexáltak, így egy idő után követhetetlen, hogy a mentett fájlok milyen információt tartalmaznak, és a kiterjedt, gyakran egyedi mappák rendszerén belül hol találhatók. Megfelelően kiépített struktúra nélkül ezek a már meglévő adatok is kinyerhetetlenek.
Számos erre irányuló kutatás bizonyítja, hogy a cégek nagy többségének sokszor gyorsabb és hatékonyabb külső forrásból újra bekérni a szükséges adatokat, mint kinyerni a már meglévő adatállományból. A feldolgozottság hiánya, a biztonsági rések, egy váratlan meghibásodás vagy egyéb káresemény során bekövetkezett adatvesztés pedig akár a vállalkozás összeomlásához, megszűnéséhez is vezethet. A DG Digital Kft. segítségével digitalizált adatok az egyedi igényekhez és a hatályos jogszabályi előírásokhoz alkalmazkodva kialakított adatbázis-rendszerbe kerülnek ─ méghozzá automatikusan, bármiféle manuális beállítás, vezérlés nélkül.
Lejárt, megsemmisítendő?
Az adatkezelésre szigorú törvényi előírások vonatkoznak. A magántitokhoz és a személyes adatok védelméhez való jog megsértése akár 3 évig terjedő börtönbüntetéssel is szankcionálható. Az előírásoknak való megfelelés jegyében a cégek birtokában lévő dokumentumokat a rendeletben szabályozott megőrzési idő lejártával meg kell semmisíteni. Ezeket a határidőket papíralapú dokumentumkezelés vagy megfelelő digitális adatbázis híján külön nyilvántartásban vezetik, és követik nyomon az ügyintézők. Az elektronikus adatbázisra való áttéréssel a munkatársak mentesülnek e feladat alól, hiszen a rendszer értesítést küld egy-egy dokumentum megőrzési határidejének lejártáról. A selejtezés folyamata automatizálttá válik, a dokumentum pedig néhány kattintással könnyedén megsemmisíthető, kitörölhető.
„Szólj, ha már nem használod, mert nekem is kell!”
Irodai környezetben gyakran elhangzik ez a mondat, többnyire dokumentumokkal vagy az azokat kezelő és rendszerező, mára már elavultnak számító Excel-táblázatokkal összefüggésben. A digitalizációs folyamat után indexált, időbélyeggel ellátott, kulcsszavakra kereshető adatbázis jön létre. A munkatársaknak nem kell többé irathegyeket átnyálazni, adatokat manuálisan Excel-táblázatba bevinni, vagy azokat onnan kinyerni. A big data néhány kattintással különféle szempontok szerint megtalálható, csoportosítható és használható akár egyszerre több felhasználó számára is. Mindeközben az adatok biztonságát a jogosultsági beállítások garantálják.
Felveszi a versenyt
Cégünk segítségével olyan áttekinthető iratkezelő rendszer jön létre, amelyben:
- a dokumentum azonosítható, helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető
- a dokumentum tartalma csak az arra jogosult személy számára hozzáférhető
- a felhasználó személye és tevékenysége egyértelműen meghatározható
- az automatizált iratselejtezés révén az iratok felesleges felhalmozódása, illetve a szabálysértés megelőzhető
- az iratok biztonságos tárolása garantált
- az adatkezelés a hatályos előírásoknak, az ügyintéző, valamint az ügyfél igényeinek egyaránt megfelel
