Digitális archiválás: a normál és speciális helyzetekre

Az adatkezelés módja törvényileg szabályozott. Erre a cégeknek különösen nagy figyelmet kell fordítani, amennyiben nem szeretnék megütni a bokájukat és súlyos büntetéseket bezsebelni. A koronavírus-járvány következében távmunkára kényszerült cégek azzal szembesültek, hogy ezeknek az előírásoknak a betartása és a digitális információáramlás nem is olyan egyszerű feladat akkor, amikor a kollégák nem egy térben ülnek munka közben. A digitális archiválás azonban segíthet áthidalni ezt az problémát!

A COVID hatása

2020-ban a világ fenekestül fordult fel a COVID-19 világjárványnak köszönhetően. Az embereknek át kellett alakítani a napi rutinjukat, így újra kellett értelmezni a cégen belüli munka, a közös munka fogalmait is. Ez azt hozta magával, hogy nagyon sok szervezet, ahelyett, hogy távolság miatt nem működő megoldásokat erőltette volna, változtatott, és megtette az első lépéseket a digitalizált működés felé.

Az hamar világossá vált mindenki számára, hogy a papír alapú „létezés”, iratkezelés ebben a helyzetben nem működőképes, hiszen a hozzáférhetőség meglehetősen korlátozott, a biztonsági szempontokról nem is beszélve. A megoldást a digitális archiválás jelentette és jelenti még most is, ami nemcsak az elérés, de még számos egyéb probléma orvoslására is gyógyír.

Digitális archiválás

A digitális archiválásnak köszönhetően az adatok egy olyan központi helyre, jellemzően a felhőbe kerülnek, ahol bárki könnyedén elérheti a fontos iratokat a megfelelő jogosultságok birtokában.

A jogi előírásoknak megfelelően felépített digitális archívum segítségével a munka az olyan speciális helyzetekben sem áll le, amikor a cég home office-ba kényszerül, de akkor is van jelentősége, amikor minden a „normális” mederben folyik. Járványtól függetlenül is adódhatnak olyan helyzetek, amikor bizonyos adatokhoz valakinek, aki nem tartózkodik az irodában hozzá kell férnie, hogy el tudja végezni a munkáját. Arról nem is beszélve, hogy ezek az archívumok a dokumentumfeldolgozás után, a megfelelő struktúrának köszönhetően lehetővé teszik a gyors kereshetőséget és hozzáférést, akár a valós idejű keresést a szövegben és a metaadatokban, ezáltal pedig idő és pénz takarítható meg.

Az elektronikus hitelesítés segítségével a digitalizált iratok a törvény előtt is elismertek, akár bizonyító erővel is bírhatnak egy tárgyaláson. A digitális adatkezelés során az adatbiztonság kiemelt szerephez jut, melyre a szolgáltató cégek különösen nagy figyelmet fordítanak.

Az elektronikus archiválás rendszerének felépítésében a DG Digital hatékony megoldást kínál a vállalatok számára. Segítünk, hogy ne kelljen értékes időt tölteni a dokumentumok rendszerezésével, a kereséssel és az áttekinthetővé tétellel. Olyan struktúrát dolgozunk ki, ami nemcsak rövid távon, de hosszú távon is támogatja a hatékony működést, távmunka esetén pedig elengedhetetlen a munka elvégzéséhez.

A koronavírus-járvány pozitív hozadéka, hogy felpörgette a digitális átállást, a megszokott, belassult üzleti folyamatok megreformálását. Kérdésed van arról, hogy miként válhat a céged hatékonyabbá a digitalizáció révén? Kérd kollégáink tanácsát!