Gondoltál már arra, hogy az irattári dokumentumaidhoz tulajdonképpen bárki, minden különösebb nyom vagy következmény nélkül hozzáférhet?
Biztonsági rések
A dokumentumok papaíralapú, irattárban vagy zárható (vagy akár nem is zárható) iratszekrényekben történő tárolása már sok évvel ezelőtt is elavultnak számított. Természetesen ebben az esetben is vannak lehetőségeink a kellő adatbiztonság megteremtésére. Beépíthetünk különféle fékeket, de ez a rendszer könnyűszerrel kijátszható, védelme pedig korántsem teljes körű.
Mit tehetsz ellene?
Kézenfekvő és költségkímélő megoldásnak tűnhet egyszerűen csak beszkennelni a felhalmozódott iratokat. Ám megfelelő csoportosítás, rendszerezés híján az így kapott „nyers” információ ugyanolyan átláthatatlan, használhatatlan és védtelen marad.
Ennek oka, hogy ha sikerülne is kialakítanod valamiféle, a hozzáférés szintjeit szabályozó rendszert, nem leszel képes biztonsággal eldönteni, ki milyen jogosultsággal rendelkezzen, hiszen továbbra sem tudod majd, pontosan milyen adatok szerepelnek az egyes iratokon.
Kell egy megbízható rendszer
Ezért fontos, hogy adataid egy praktikus, helytakarékos és felhasználóbarát elektronikus dokumentumkezelő eszközön legyenek elérhetőek a továbbiakban. Ilyenkor a szkennelésre kerülő dokumentumokon szerepelő megannyi bizalmas információ megfelelő adatfeldolgozási procedúra mellett, egy jól kitalált és egyedi igényeidre szabott adatbázisba kerül, amelyben a korábban bevitt adatok könnyedén kereshetőek, és ahová az újonnan keletkezett adatok egycsapásra integrálhatóak.
Adatbiztonság, csúcsra járatva
Nemcsak digitalizáljuk dokumentumaid, de különböző jogosultsági szintekkel ellátott, saját szerveren tárolt vagy felhőalapú adatbázist is létrehozunk kezelésükre. Megfelelő fájlnév képzéssel, indexadatok legyűjtésével, kulcsszavazással szavatoljuk az adathalmaz megfelelő kategorizálását.
Az így létrehozott rendszer valóban garantálja, hogy illetéktelenek ne juthassanak jogosulatlan információhoz − azok a munkatársak azonban, akik valóban jogosultak a betekintésre, minden fellelhető adatot lássanak és megtaláljanak.
Az általunk felállított és üzemeltetett informatikai rendszerek tehát nemcsak növelik a felhasználói élményt, időt takarítanak meg munkatársaid számára, de kiválóan alkalmasak bizalmas adataid teljes körű védelmére. Így minden adatkezelési szabályozásnak, és kötelezettségnek könnyedén eleget tehetsz.
