Iratmentés: eszköz a nedvesség okozta károk ellen

Céges berkekben az iratok számos viszontagságnak vannak kitéve: bárki véletlenül kidobhatja őket, elkeveredhetnek vagy egyszerűen csak összegyűrődhetnek, a reggeli kávé áldozatául eshetnek. Ezek a kellemetlen helyzetek az iratok sérüléséhez, adott esetben pedig az adatok elvesztéséhez is hozzájárulhatnak. A dokumentum digitalizálás révén azonban elejét lehet venni az ilyen balesetekből adódó dokumentum károsodás negatív következményeinek!

Támad a víz

A papír egyik legnagyobb ellensége a víz. Ennek hatására ugyanis az anyag akár néhány napon belül is penészedni kezdhet, ami nemcsak egyenes úton vezet az enyészethez, de roppant egészségkárosító is.

Azt gondolhatnánk, hogy a víz megjelenésének egy irodában meglehetősen kicsit az esélye, maximum, ha pohárban kerül az asztalra, a valóság azonban nem ezt mutatja. Egy hirtelen jött csőtörés, egy pincét ért belvíz bárhol és bármikor előfordulhat, arról nem is beszélve, hogy a káros hatások megjelentéséhez a túl magas nedvességtartalom is elegendő a helyiségben, ami megágyaz a penészgombák megtelepedésének.

Veszély az egészségre

A bizalmas vállalati dokumentumok ilyen módon történő sérülése igen nagy egészségügyi kockázattal jár. A penészgombák megtelepedése ugyanis könnyen vezethet megbetegedéshez, például légúti betegségekhez, bőrirritációs problémákhoz, ha pedig huzamosabb ideig fennáll a probléma, akkor akkut betegségek kialakulásának is a forrása lehet.

Jelentős anyagi károk

A dokumentum károsodás nemcsak egészségügyi, hanem anyagi tekintetben is következményekkel jár. Az iratok papírja ugyanis a külső hatásoknak köszönhetően veszít a minőségéből, néhány napon belül a penész hatására elkezdi megadni magát, a vége pedig az lesz, hogy a dokumentum olvashatatlanná válik.

Ezzel adatvesztés következik be, ami, ha nem történt meg előzőleg bármiféle iratmentés egyéb módon, akkor komoly problémát jelenthet.

A megoldás: iratmentés

Az iratok digitalizálása révén nem kell többé tartani a papír alapú írások fizikai károsodásától. A legszerencsésebb, ha a keletkező iratok esetén a dokumentum digitalizálás automatikus, így biztosak lehetünk abban, hogy az idő múlásával nem felejtődik majd el az iratmentés a sok teendőnek köszönhetően.

Ha már megtörtént a baj

Ha valakit ilyen jellegű vízkár ért, az a jövőben egészen biztos, hogy az iratmentés híve lesz majd. Könnyű azonban utólag okosnak lenni! De mit tehetünk akkor, ha már megtörtént a baj és a fontos iratokat nedvesség érte? Ebben az esetben a dokumentumok kezelése két fázisra bontható: az elsőben fagyasztásos szárítással kinyerik a nedvességet a papírból, a másodikban pedig gamma sugárzás segítségével a penészgombák károsító hatásának tovább burjánzását akadályozzák meg.

A komolyabb problémák megakadályozásának legjobb eszköze az automatizált és rendszeres iratmentés. Ennek segítségével nemcsak ezt a problémát lehet kiküszöbölni, de számos más nehézséget is, mint például a tárolás vagy éppen a gyors hozzáférés kérdése. A DG Digital szakemberei segítenek, hogy a lehető legnagyobb biztonságban tudd a céges iratokat!